Quick answer: Every company registered in India files two annual forms with the Ministry of Corporate Affairs (MCA) after its AGM: AOC-4 (financial statements, within 30 days of the AGM – Section 137) and MGT-7 / MGT-7A (annual return, within 60 days of the AGM – Section 92). For FY 2025-26, MCA General Circular No. 05/2026 allows AOC-4 up to 31 December 2026 and MGT-7 / MGT-7A up to 31 January 2027 without additional fees. The AGM date itself is not extended.

What is annual return filing?

Annual return filing (also called ROC annual filing) is the yearly reporting a company makes to the Registrar of Companies under the Companies Act, 2013. It tells the government who runs the company, who owns its shares, and what its finances look like at the end of the financial year. Even a company with no business during the year has to file.

Annual forms and due dates – FY 2025-26

FormPurposeNormal due dateFY 2025-26 (GC 05/2026)
AGMAdopt accounts, appoint/ratify auditorWithin 6 months of year end – 30 September (Section 96)Not extended
ADT-1Auditor appointment intimationWithin 15 days of the AGM (Section 139)Not covered by the circular
AOC-4 / AOC-4 (CFS) / AOC-4 XBRLBalance sheet, P&L, directors’ and auditor’s reportWithin 30 days of the AGM (Section 137)31 December 2026
MGT-7Annual return – shareholding, directors, meetingsWithin 60 days of the AGM (Section 92(4))31 January 2027
MGT-7ASimplified annual return for One Person Companies and small companiesWithin 60 days of the AGM31 January 2027

LLPs follow a separate cycle: Form 11 (annual return) by 30 May and Form 8 (statement of accounts and solvency) by 30 October.

Step-by-step process

  1. Close the books and prepare the balance sheet and profit and loss account as per Schedule III.
  2. Statutory audit by the company’s auditor; obtain the signed audit report and CARO report where applicable.
  3. Board meeting to approve the financial statements and the Board’s report, and to call the AGM.
  4. Hold the AGM by 30 September (OPCs are exempt from holding an AGM).
  5. File ADT-1 within 15 days if an auditor is appointed or re-appointed.
  6. File AOC-4 with the adopted accounts, signed by a director’s DSC and certified by a CA / CS / CMA.
  7. File MGT-7 or MGT-7A with shareholding and director details, certified as required.
  8. Pay the fee on the MCA V3 portal and save the SRN and challan for your records.

Documents required

  • Audited balance sheet, profit and loss account and cash flow statement (where applicable)
  • Auditor’s report and Board’s report with annexures
  • Notice and minutes of the AGM; list of shareholders and debenture holders
  • Details of directors and KMP, with DIN and changes during the year
  • Details of board and general meetings held, with attendance
  • Active DSC of the signing director and the certifying professional

Penalty for late or non-filing

  • Additional fee: ₹100 per day of delay for each form, under the Companies (Registration Offices and Fees) Rules, 2014.
  • Section 92(5) (MGT-7): company – ₹10,000 plus ₹100 per day, up to ₹2 lakh; every officer in default – ₹10,000 plus ₹100 per day, up to ₹50,000.
  • Section 137(3) (AOC-4): company – ₹10,000 plus ₹100 per day, up to ₹2 lakh; officers in default – ₹10,000 plus ₹100 per day, up to ₹50,000.
  • Section 164(2): directors of a company that has not filed financial statements or annual returns for three continuous financial years are disqualified for five years.

Benefits of filing on time

  • No additional fee, penalty or director disqualification.
  • Company stays “Active” on the MCA master data – needed for loans, tenders and bank KYC.
  • Avoids the risk of strike-off under Section 248 for non-filing.
  • Clean compliance record when raising funds or selling the business.

10 frequently asked questions

1. Which forms are filed in company annual return filing?

AOC-4 for financial statements and MGT-7 (or MGT-7A for OPCs and small companies) for the annual return. ADT-1 is filed when an auditor is appointed.

2. What is the due date for AOC-4?

Within 30 days of the AGM. For FY 2025-26, MCA General Circular No. 05/2026 allows filing up to 31 December 2026 without additional fees.

3. What is the due date for MGT-7 and MGT-7A?

Within 60 days of the AGM. For FY 2025-26, the circular allows filing up to 31 January 2027 without additional fees.

4. Has the AGM date been extended for FY 2025-26?

No. General Circular No. 05/2026 clearly says it does not extend the time for holding AGMs.

5. Who should file MGT-7A instead of MGT-7?

One Person Companies and small companies, as defined in Section 2(85) of the Companies Act, 2013.

6. Is annual filing needed if the company had no business?

Yes. Every company, including a dormant or zero-turnover company, must file AOC-4 and MGT-7 / MGT-7A every year.

7. What is the late fee for ROC annual filing?

An additional fee of ₹100 per day of delay for each form, separate from penalties under Sections 92 and 137.

8. What happens if a company does not file for three years?

Its directors can be disqualified under Section 164(2) for five years, and the company may be struck off by the ROC.

9. Who certifies AOC-4 and MGT-7?

A director signs with DSC, and a practising Chartered Accountant, Company Secretary or Cost Accountant certifies the form. For certain companies, MGT-7 also needs a certificate in MGT-8 by a practising Company Secretary.

10. Can Phoenix Tax Consultant™ file our annual return?

Yes. Our team in West Tambaram, Chennai handles audit coordination, AGM documents, ADT-1, AOC-4 and MGT-7 / MGT-7A. Call 9940349819 or 8807258797.

தமிழில்: நிறுவன Annual Return Filing – படிப்படியான விளக்கம்

சுருக்கமான பதில்: இந்தியாவில் பதிவு செய்யப்பட்ட ஒவ்வொரு நிறுவனமும் AGM-க்குப் பிறகு MCA-வில் இரண்டு படிவங்களைத் தாக்கல் செய்ய வேண்டும்: AOC-4 (நிதி அறிக்கைகள், AGM-லிருந்து 30 நாளுக்குள் – Section 137), MGT-7 / MGT-7A (annual return, AGM-லிருந்து 60 நாளுக்குள் – Section 92). FY 2025-26-க்கு MCA General Circular 05/2026 படி AOC-4 – 31 டிசம்பர் 2026, MGT-7 / MGT-7A – 31 ஜனவரி 2027 வரை கூடுதல் கட்டணம் இல்லாமல் தாக்கல் செய்யலாம். AGM தேதி நீட்டிக்கப்படவில்லை.

படிப்படியான செயல்முறை

  1. கணக்குகளை முடித்து Schedule III படி balance sheet, P&L தயாரிக்கவும்.
  2. Auditor மூலம் statutory audit முடித்து audit report பெறவும்.
  3. Board meeting-ல் நிதி அறிக்கைகள், Board report-ஐ அங்கீகரித்து AGM-ஐ அழைக்கவும்.
  4. 30 செப்டம்பருக்குள் AGM நடத்தவும் (OPC-க்கு விலக்கு).
  5. Auditor நியமனம் இருந்தால் 15 நாளுக்குள் ADT-1.
  6. AOC-4 தாக்கல் (director DSC, CA / CS / CMA சான்றளிப்பு).
  7. MGT-7 அல்லது MGT-7A தாக்கல்.
  8. MCA V3 portal-ல் கட்டணம் செலுத்தி SRN, challan-ஐ சேமிக்கவும்.

தேவையான ஆவணங்கள்

  • Audit செய்யப்பட்ட balance sheet, P&L, cash flow
  • Auditor report, Board report
  • AGM notice, minutes, பங்குதாரர் பட்டியல்
  • Directors, KMP விவரங்கள் (DIN உடன்)
  • நடந்த கூட்டங்களின் விவரம்
  • Director, சான்றளிக்கும் professional-ன் DSC

தாமதக் கட்டணம் மற்றும் அபராதம்

  • ஒவ்வொரு படிவத்துக்கும் தாமதமான ஒவ்வொரு நாளுக்கும் ₹100 கூடுதல் கட்டணம்.
  • Section 92(5), 137(3): நிறுவனத்துக்கு ₹10,000 + நாளுக்கு ₹100 (அதிகபட்சம் ₹2 லட்சம்); பொறுப்பான அதிகாரிக்கு ₹10,000 + நாளுக்கு ₹100 (அதிகபட்சம் ₹50,000).
  • தொடர்ந்து 3 ஆண்டுகள் தாக்கல் செய்யாவிட்டால் Section 164(2)-ன் கீழ் directors 5 ஆண்டுகளுக்கு தகுதி இழப்பர்.

நன்மைகள்

  • அபராதம், director disqualification இல்லை.
  • MCA-வில் நிறுவனம் “Active” நிலையில் இருக்கும் – கடன், tender, வங்கி KYC-க்கு அவசியம்.
  • Section 248 strike-off அபாயம் இல்லை.

அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்

1. Annual filing-ல் எந்த படிவங்கள்? – AOC-4, MGT-7 / MGT-7A; auditor நியமனத்துக்கு ADT-1.

2. AOC-4 கடைசி தேதி? – AGM-லிருந்து 30 நாள்; FY 2025-26-க்கு 31 டிசம்பர் 2026.

3. MGT-7 கடைசி தேதி? – AGM-லிருந்து 60 நாள்; FY 2025-26-க்கு 31 ஜனவரி 2027.

4. AGM தேதி நீட்டிக்கப்பட்டதா? – இல்லை.

5. MGT-7A யாருக்கு? – OPC மற்றும் small companies.

6. வணிகம் இல்லாவிட்டாலும் தாக்கல் செய்ய வேண்டுமா? – ஆம், ஒவ்வொரு ஆண்டும் கட்டாயம்.

7. தாமதக் கட்டணம்? – ஒவ்வொரு படிவத்துக்கும் நாளுக்கு ₹100.

8. 3 ஆண்டுகள் தாக்கல் செய்யாவிட்டால்? – Directors தகுதி இழப்பு, நிறுவனம் strike-off ஆகலாம்.

9. யார் சான்றளிப்பார்? – Director DSC உடன், CA / CS / CMA சான்றளிப்பு; சில நிறுவனங்களுக்கு MGT-8.

10. Phoenix Tax Consultant™ உதவுமா? – ஆம். West Tambaram, Chennai-ல் audit, AGM ஆவணங்கள், ADT-1, AOC-4, MGT-7 / MGT-7A அனைத்தும் செய்கிறோம். அழைக்க: 9940349819, 8807258797.

ROC annual filing due? | நிறுவன annual filing-க்கு உதவி வேண்டுமா?

AOC-4, MGT-7 / MGT-7A, ADT-1 and AGM documents for private limited companies and OPCs – by our team in Tambaram, Chennai. | AOC-4, MGT-7, ADT-1 – Tambaram, Chennai-ல்.

Call 9940349819 | Call 8807258797 | jai@phoenixtax.in

WhatsApp Us View on Google

Phoenix Tax Consultant™, No. 10A, 2nd Floor, Rajendra Building, Duraisamy Pillai Street, West Tambaram, Chennai 600045

Related services: ROC Annual Filing | MCA Forms List | Company Registration | Tax Calendar

Official reference: Income Tax e-Filing | GST Portal | MCA

Need expert help? Phoenix Tax Consultant™ offers GST Registration in Tambaram, Chennai and GST Return Filing in Tambaram, Chennai (GSTR-1, GSTR-3B, GSTR-9). Call 99403 49819.